Huishoudelijk reglement/statuten

Ouderraad GBS Ottenburg De Letterboom

Wilgenpad 1, 3040 Ottenburg

Artikel 1 - Benaming

1.1 De ouderraad van de Gemeentelijke Basisschool Ottenburg, De Letterboom, (hierna de "Ouderraad") is een feitelijke vereniging, met maatschappelijke zetel in 3040 Ottenburg, Wilgenpad 1.

1.2 De administratieve zetel is gevestigd op het adres van de secretaris in functie.

1.3 De feitelijke vereniging is voor onbepaalde duur opgericht.

1.4 De voertaal van de vereniging en van de vergaderingen is het Nederlands.

Artikel 2 - Doel

2.1 De Ouderraad brengt alle ouders van de leerlingen van de school samen en richt zich op het realiseren en bevorderen van goede relaties tussen de ouders en school, evenals op het verwezenlijken van een opvoedingsgemeenschap, met het onderwijs- en opvoedingswelzijn van alle leerlingen voor ogen. De Ouderraad hecht een groot belang aan een goede relatie met het schoolbestuur, de schooldirectie en de leerkrachten van de school. De Ouderraad wil de betrokkenheid van ouders bij de school verhogen teneinde het onderwijs- en opvoedingswelzijn van de leerlingen te optimaliseren.

2.2 Bij die goede relaties hoort een wederzijds respect. Alle ouders zijn welkom, ongeacht hun geloof of levensbeschouwelijke overtuiging, op voorwaarde dat zij anderen niet uitsluiten noch een dergelijke uitsluiting vooropstellen.

2.3 De Ouderraad heeft als doel het participatief klimaat op school te stimuleren. Concreet betekent dit dat de Ouderraad de volgende kerntaken zal opnemen:

• informeren en communiceren over het schoolgebeuren en de eigen werking;

• ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen;

• de school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden, dit in overleg met de school;

• de inspraak van ouders in het schoolbeleid in goede banen leiden, o.a. door de Schoolraad te adviseren;

2.4 Rechtstreekse tussenkomsten in het schoolgebeuren of het schoolverloop horen niet tot de bevoegdheid van de Ouderraad, hoewel problemen of vragen wel kunnen geagendeerd worden.

2.5 Om dit alles te realiseren zorgt de Ouderraad voor voldoende en correcte informatie, voor een regelmatig vergaderritme, voor goede contacten met de leerkrachten, schooldirectie en het schoolbestuur, maar ook met alle ouders, alsook met de lokale gemeenschap.

2.6 Om dit te bereiken zorgt de Ouderraad ervoor dat de werking democratisch blijft verlopen, dat elkeen op elk moment lid kan worden, en dat wie in functie komt, voldoende steun en solidariteit ondervindt van de groep en dit alles met het oog op een goede werking van de hele school.

2.7 Problemen van individuele aard worden niet door de Ouderraad behandeld. Wel kan iemand van de leden de nodige stappen ondernemen om de juiste contactpersonen te bereiken, en dit binnen de kortste keren. In uitzonderlijke gevallen, om een blokkering of openlijke conflicten te vermijden, kan men persoonlijk bemiddelen, maar zulks rekening houdend met de deontologie van de Ouderraad. De in het kader hiervan meegedeelde informatie moet strikt vertrouwelijk behandeld worden.

Artikel 3 - Samenstelling

3.1 Iedereen die het ouderlijk gezag over een leerling op school uitoefent (ouder genoemd), kan zich kandidaat stellen om lid te worden van de Ouderraad. Als het aantal kandidaten niet hoger is dan 50, zijn alle kandidaten van rechtswege verkozen. Als het aantal kandidaten hoger is dan 50, komen er verkiezingen, waarbij elk (reeds bestaand) lid van de Ouderraad stemgerechtigd is.

3.2 Het staat elke ouder vrij om op elk moment zijn lidmaatschap "aan te vragen", zolang het maximum van 50 leden niet wordt overschreden, of gewoon andere leden aan te spreken om een of ander onderwerp ter sprake te brengen. Alle leden staan open voor elke redelijke suggestie.

3.3 Soorten leden. Er zijn soorten aan te brengen in het lidmaatschap. Zo zijn er:

1. verkozen "werkende" leden: ouders die zich actief inzetten en die op regelmatige wijze de vergaderingen bijwonen en die ook met eigen inbreng verrijken/aanvullen;

2. verkozen "bestuursleden": ouders die een verkozen functie binnen de Ouderraad waarnemen: voorzitter, ondervoorzitter, penningmeester en secretaris;

3. gecoöpteerde "waarnemende" leden: 4 leerkrachten, 2 van de lagere school en 2 van de kleuterschool, evenals de vertegenwoordiger(s) van het schoolbestuur en de schooldirectie.

3.4 Onverenigbaarheid kan bestaan in hoofde van elke leerkracht en elk personeelslid met kinderen op school, alsook hun partner. De deontologie vraagt dat zij zich afzijdig houden tijdens de bespreking van agendapunten waarbij zij te nauw betrokken zijn.

3.5 Het lidmaatschap van de Ouderraad geldt voor vier jaar. Het eindigt in principe na 4 jaar, of wanneer de ouder niet meer voldoet aan de voorwaarden van het Decreet betreffende participatie op school en de Vlaamse Onderwijsraad van 2 april 2004, d.w.z. als het betrokken lid geen kind meer heeft op school of als hij/zij zich niet aan de doelstellingen van de Ouderraad houdt.

Artikel 4 - Vertegenwoordiging in de Schoolraad

4.1 Elk lid van de Ouderraad kan zich kandidaat stellen om een mandaat in de voor de school opgerichte schoolraad (hierna "Schoolraad") uit te oefenen. Er is een maximum van 2 mandaten in de Schoolraad.

4.2 Indien er minder kandidaten zijn dan het aantal toe te wijzen mandaten of indien het aantal kandidaten gelijk is aan het aantal toe te wijzen mandaten, dan zijn de kandidaten van rechtswege verkozen voor een termijn van vier jaar. Zijn er meer kandidaten dan het aantal toe te wijzen mandaten, dan komen er verkiezingen, waarbij elk lid van de Ouderraad stemgerechtigd is. Alle kandidaten zullen gevraagd worden naar hun motivatie voor deze functie, teneinde zo de verkiezingen optimaal te kunnen begeleiden en de keuze correct te laten verlopen.

4.3 Als het lidmaatschap van een ouder die verkozen is voor de Schoolraad eindigt vooraleer het mandaat in de Schoolraad verstreken is, zorgt de Ouderraad voor vervanging, al dan niet door het organiseren van tussentijdse verkiezingen als er meer dan één kandidaat is. In het andere geval is de enige kandidaat van rechtswege verkozen.

4.4 Om belangenvermenging te vermijden, gelden voor de afgevaardigden van de ouders in de Schoolraad een aantal onverenigbaarheden:

• een ouder die zelf deel uitmaakt van het schoolbestuur, de schooldirectie of het schoolpersoneel, of diens partner, kan geen lid worden van de Schoolraad;

• een ouder die lid is van een schoolbestuur, schoolraad, oudervereniging of ouderraad van een andere school kan geen lid worden van de Schoolraad;

Artikel 5 - Bestuurssamenstelling

5.1 De Ouderraad stelt een bestuur samen. Een bestuur bestaat uit: een voorzitter, ondervoorzitter, penningmeester en secretaris. Alle ouders worden bij de samenstelling van het bestuur betrokken en kunnen zich kandidaat stellen.

5.2 Indien er minder kandidaten zijn dan het aantal toe te wijzen mandaten of indien het aantal kandidaten gelijk is aan het aantal toe te wijzen mandaten, dan zijn de kandidaten van rechtswege verkozen. Zijn er meer kandidaten dan het aantal toe te wijzen mandaten, dan komen er verkiezingen, waarbij elk lid van de Ouderraad stemgerechtigd is. Alle kandidaten zullen gevraagd worden naar hun motivatie voor de betrokken functie, teneinde zo de verkiezingen optimaal te kunnen begeleiden en de keuze correct te laten verlopen.

5.3 Het oude bestuur zorgt voor een vlotte overdracht van de gegevens en bevoegdheden.

5.4 Ouders die deel uitmaken van het schoolbestuur, de schooldirectie of van het schoolpersoneel, kunnen geen bestuursfunctie waarnemen.

5.5 Het mandaat van de bestuursfunctie geldt net zoals een mandaat binnen de Schoolraad voor vier jaar. Het eindigt na vier jaar of wanneer de ouder niet meer voldoet aan de voorwaarden van het Decreet betreffende participatie op school en de Vlaamse Onderwijsraad van 2 april 2004, d.w.z. als het betrokken lid geen kind meer heeft op de school of als hij/zij zich niet aan de doelstellingen van de Ouderraad houdt.

Artikel 6 - Bevoegdheden

6.1 De Ouderraad is een adviserend orgaan en geeft het schoolbestuur en de schooldirectie raad en bijstand bij een aantal te nemen beslissingen, zoals die voorzien zijn door het Decreet betreffende participatie op school en de Vlaamse Onderwijsraad van 2 april 2004.

6.2 De Ouderraad kan op eigen initiatief facultatief schriftelijk advies uitbrengen over alle aangelegenheden die personeel, leerlingen of ouders aanbelangen, voor zover ze buiten de bevoegdheden van de Schoolraad vallen.

6.3 Op vraag van de Schoolraad of uit eigen beweging kan de Ouderraad advies geven over de volgende onderwerpen:

1. de bepaling van het profiel van de directeur;

2. het studieaanbod;

3. het aangaan van samenwerkingsverbanden met andere schoolbesturen en met externe instanties;

4. de vaststelling van het nascholingsbeleid;

5. het beleid met betrekking tot experimenten en projecten;

6. het opstellen of wijzigen van de volgende regelingen:

1. het schoolreglement

2. het schoolwerkplan in het basisonderwijs;

3. het beleidsplan of het beleidscontract dat de samenwerking regels tussen de school en het centrum voor leerlingenbegeleiding;

1. de infrastructuurwerken die niet onder het toepassingsgebied vallen van artikel 26, §1, 1°, a) en c), van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

2. de vaststelling van de criteria voor de aanwending van lestijden, uren, uren-leraar en punten;

3. het welzijns-, veiligheids- en gezondheidsbeleid van de school ten aanzien van de leerlingen, met inbegrip van het in eigen beheer of door derden verstrekken van gezonde en evenwichtige schoolmaaltijden;

4. het beleid met betrekking tot interne kwaliteitszorg, met inbegrip van de bespreking van de resultaten van een schooldoorlichting.

6.4 Het gaat voor alle opgesomde onderwerpen om een advies, waarbij elk advies doorgestuurd zal worden naar de Schoolraad en eventueel aangepast zal terugkeren, om vervolgens opnieuw besproken te worden.

6.5 De Ouderraad stimuleert het participatief klimaat op school door:

• alle ouders over het schoolgebeuren te informeren;

• ontmoetingsactiviteiten te organiseren;

• de school te ondersteunen, die zowel financieel als door hulp te bieden, in overleg met het schoolpersoneel;

• de inspraak van de ouders inzake de onder 6.3 opgesomde onderwerpen in goede banen te leiden

6.6 De Ouderraad kan ervaringsdeskundigen en experten bij haar werkzaamheden betrekken.

Artikel 7 - Vergaderingen

7.1 De vergaderingen worden door de voorzitter geleid, bijgestaan door de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester. Samen bereiden ze deze voor, stellen een agenda op en bezorgen die vooraf via email of via Gimme aan de ouders die zich daarvoor hebben aangemeld.

7.2 De agenda wordt opgemaakt door de voorzitter in samenspraak met de andere bestuursleden. Elke ouder kan agendapunten aanbrengen, bij voorkeur enkele dagen voor de vergadering. Ook ter plaatse kunnen punten aan de agenda worden toegevoegd. Indien deze punten een omstandig antwoord vergen of zoekwerk, zullen deze op de eerstvolgende vergadering geagendeerd en behandeld worden.

7.3 De Ouderraad komt minstens vijf keer per schooljaar samen, waarvan drie keer voorafgaand aan de vergadering van de Schoolraad.

7.4 Een bijkomende vergadering of een spoedvergadering kan steeds op verzoek van een ouder worden georganiseerd, mits de vragende ouder zijn verzoek motiveert en het bestuur (desnoods bij stemming waarbij een gewone meerderheid volstaat) op het verzoek besluit in te gaan.

7.5 De Ouderraad organiseert jaarlijks bij het begin van het schooljaar een vergadering waarop alle ouders worden uitgenodigd. Op deze vergadering wordt het activiteitenverslag van het huidige schooljaar en het financieel verslag van het vorige schooljaar besproken en goedgekeurd.

7.6 De beslissingen binnen de Ouderraad worden bij consensus genomen. Stemmingen zijn en blijven een uitzondering. Een stemming is slechts geldig als tenminste de helft van alle leden aanwezig zijn. In het andere geval wordt de stemming uitgesteld en wordt er indien het bestuur dat wenselijk acht een bijkomende vergadering georganiseerd. Een beslissing wordt geacht te zijn goedgekeurd wanneer een twee derde meerderheid van de leden ermee instemt. De stemming is geheim wanneer de beslissing op een persoon betrekking heeft.

Artikel 8 - Verslagen

8.1 De bestuursleden staan in voor het opstellen en het verspreiden van het verslag van de vergaderingen. Alle ouders ontvangen een kopie van het verslag.

8.2 De Ouderraad is verantwoordelijk voor de verslaggeving van zijn activiteiten en voor het bekendmaken van de adviezen en standpunten aan de school en aan alle ouders.

Artikel 9 - Financiën

9.1 De Ouderraad zorgt voor het verwerven van de financiële middelen die vereist zijn om zijn opdrachten en werking mogelijk te maken. Daartoe organiseert de Ouderraad diverse activiteiten van sociale, culturele, ontspannende of culinaire aard. Zij doet een beroep op sponsors of subsidies van de lokale Culturele Raad, Jeugdraad of andere instanties.

9.2 De beheers- en werkingskosten van de Ouderraad worden gedekt door een eigen kas die onafhankelijk is van de school. De Ouderraad opent een rekening en spaarrekening waarvan minstens twee bestuursleden volmachthouder zijn. Het saldo van de rekeningen blijft te allen tijde positief.

9.3 Alle in- en uitgaven en stavingstukken worden zorgvuldig bijgehouden.

9.4 Het bestand met de in- en uitgaven evenals de rekeninguittreksels worden eenmaal per jaar door een niet-bestuurslid van de Ouderraad gecontroleerd. Die persoon wordt jaarlijks aangeduid teneinde de objectiviteit te garanderen.

9.5 De penningmeester en de voorzitter houden de bewegingen van de rekeningen en de kas nauwgezet in de gaten en geven tenminste eenmaal per jaar een gedetailleerd overzicht van het geheel, alsook op elk moment als een lid erom vraagt of als het nodig is ter voorbereiding van een evenement.

9.6 De verworven middelen worden, buiten de eigen bestuurskosten, integraal ingezet voor de werking van de school en moeten het opvoedings- en onderwijswelzijn van de leerlingen ten goede komen. Alle ouders worden op regelmatige wijze over de toewijzing van de verworven middelen ingelicht.

9.7 Het bestuur van de Ouderraad kan bovendien door bijzondere acties ook middelen verwerven en aanwenden ter ondersteuning van de school op voorwaarde dat daartoe voorafgaandelijk een akkoord bestaat tussen de schooldirectie en de Ouderraad en het schoolbestuur daartoe de toestemming geeft. Hierin wordt duidelijk het gesteunde project bepaald en alle ouders van de school worden bij de aanvang van een bijzondere actie ondubbelzinnig geïnformeerd. Dergelijke projecten zijn beperkt in omvang en tijd.

9.8 Het financieel verslag wordt jaarlijks op de eerste vergadering van de Ouderraad ter goedkeuring voorgelegd.

Artikel 10 - Ontbinding

10.1 De Ouderraad is van rechtswege ontbonden indien ze gedurende twee kalenderjaren niet meer actief optreedt, noch vergadert.

10.2 De Ouderraad kan ook ontbonden worden indien tenminste twee derde van de leden er op gemotiveerde wijze om vraagt.

10.3 In geval van ontbinding zal het actief van de Ouderraad, na aanzuivering van de schulden, in uitvoering van een beslissing die met een twee derde meerderheid van de leden van de Ouderraad moet genomen worden, naar een vereniging met een gelijkaardig doel als de eigen vereniging, of naar de school overgedragen worden.

Artikel 11 - Wijzigingen

Deze statuten kunnen met een twee derde meerderheid van de stemmen van de leden van de Ouderraad gewijzigd worden, op voorwaarde dat de wijzigingen op voorhand werden bekend gemaakt en op een vergadering van de Ouderraad werden besproken.

De leden en hun eventuele rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de vereniging, hebben geen recht op een aandeel in de behaalde winsten en kunnen geen opbrengsten halen uit de vereniging waardoor zij zich individueel verrijken. Bij uittreding, uitsluiting of overlijden kunnen zij nooit teruggaven of vergoeding vorderen voor gestorte bijdragen of gedane inbrengen.

Ottenburg, 18/09/2019

Handtekening ter goedkeuring

Voorzitter KATY VAN LONDEN

Ondervoorzitter STEVE BUTTIENS

Penningmeester WIM BRUGGEDANS

Secretaris STEFANIE HOLVOET